Juridisch
Privacybeleid
Wat wij met uw gegevens doen, waarom wij dat mogen, hoe lang wij ze bijhouden en wat u daaraan kunt veranderen.
Laatst bijgewerkt op 7 september 2026
1. Wie zijn wij
Deze website is van Aditco Flexwise BV. Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens die via deze website en in onze commerciële werking worden verwerkt.
| Onderneming | Aditco Flexwise BV |
|---|---|
| Adres | Mandellaan 381, 8800 Roeselare, België |
| Ondernemingsnummer | BE 1037.115.882 |
| info@flexwise.be | |
| Telefoon | 056 50 50 50 |
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Voor alle vragen over uw gegevens kunt u terecht op info@flexwise.be.
Aditco Flexwise BV maakt deel uit van de Aditco-groep, maar is een afzonderlijke vennootschap met een eigen ondernemingsnummer. Dit privacybeleid geldt voor deze website en voor onze eigen dienstverlening. aditco.be heeft een eigen privacybeleid, dat hier niet van toepassing is.
2. Twee verschillende rollen
Wij doen twee dingen met persoonsgegevens, en welke rechten u heeft, hangt af van welk van de twee op u van toepassing is.
Onze eigen gegevens — wij zijn verwerkingsverantwoordelijke
Gegevens over u als zakelijke contactpersoon: u bezoekt deze website, vraagt een offerte, krijgt ons aan de lijn, tekent een contract of neemt contact op met support. Wij bepalen waarom wij die gegevens bijhouden.
Dit privacybeleid gaat daarover, en u oefent uw rechten rechtstreeks bij ons uit.
Gegevens in ons tijdsregistratieplatform — wij zijn verwerker
Onze klanten gebruiken Flexwise om hun eigen medewerkers te beheren: namen, rijksregisternummers, gewerkte uren, afwezigheden en, wanneer de werkgever dat inschakelt, locatiegegevens en een foto bij het aanmelden.
Wij bepalen niet waarom die gegevens verzameld worden. De werkgever doet dat. Wij handelen enkel op zijn instructie, op basis van een verwerkersovereenkomst.
Bent u werknemer van een bedrijf dat Flexwise gebruikt, dan is dit niet het beleid dat u zoekt. Uw werkgever is verantwoordelijk voor uw gegevens en moet u zijn eigen privacyverklaring bezorgen. Vragen over inzage, verbetering of verwijdering richt u aan uw werkgever. Neemt u toch rechtstreeks contact met ons op, dan verwijzen wij u naar hem door en behandelen wij uw verzoek niet zelf.
3. Welke gegevens en waarom
Contactformulieren en offerteaanvragen
| Gegevens | Naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie, de inhoud van uw bericht, en wat u in het aanvraagformulier invult |
|---|---|
| Waarom | Om uw vraag te beantwoorden en, waar van toepassing, een offerte op te maken |
| Rechtsgrond | Stappen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst — art. 6, lid 1, b) AVG |
| Bewaartermijn | 24 maanden na het laatste contact, indien er geen overeenkomst volgt |
De velden die als verplicht zijn aangeduid, hebben wij nodig om u een aanbod te kunnen doen. Vult u ze niet in, dan kunnen wij uw aanvraag niet behandelen. Dat is de enige gevolgtrekking; u bent tot niets verplicht.
Klantenbeheer en verkoop
| Gegevens | Naam, functie, zakelijke contactgegevens, bedrijf, gespreks- en bezoeknotities, offertehistoriek, briefwisseling |
|---|---|
| Waarom | Om de commerciële relatie te beheren, offertes op te volgen en u verder te helpen |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst — art. 6, lid 1, b) AVG. Ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van zakelijke relaties — art. 6, lid 1, f) AVG |
| Bewaartermijn | Duur van de relatie, plus 10 jaar |
Contracten en facturatie
| Gegevens | Naam, functie, zakelijke contactgegevens, handtekening, contractvoorwaarden, facturen en betalingsgegevens |
|---|---|
| Waarom | Om onze overeenkomst te sluiten en uit te voeren, te factureren en onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te komen |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst — art. 6, lid 1, b) AVG. Wettelijke verplichting — art. 6, lid 1, c) AVG |
| Bewaartermijn | 7 jaar na het einde van het boekjaar, zoals de boekhoudwetgeving voorschrijft |
Support
| Gegevens | Naam, e-mailadres, de inhoud van uw vraag en onze briefwisseling |
|---|---|
| Waarom | Om supportvragen te ontvangen, te behandelen en op te lossen |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst — art. 6, lid 1, b) AVG |
| Bewaartermijn | 24 maanden na afsluiting |
Bent u klant: stuurt u ons een schermafbeelding of een export met gegevens van uw medewerkers, dan komen die gegevens terecht in een systeem buiten het platform. Vermijd dat waar het kan, en laat het ons weten als er iets verwijderd moet worden.
Nieuwsbrieven en commerciële berichten
| Gegevens | Naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf, en of u een bericht geopend of aangeklikt heeft |
|---|---|
| Waarom | Om u nieuwsbrieven en productnieuws te sturen |
| Rechtsgrond | Uw toestemming — art. 6, lid 1, a) AVG. Voor bestaande klanten: ons gerechtvaardigd belang om u over gelijkaardige diensten te informeren — art. 6, lid 1, f) AVG |
| Bewaartermijn | Tot u zich uitschrijft. Daarna houden wij uw adres bij op een uitsluitingslijst, zodat wij u niet per vergissing opnieuw aanschrijven |
Elk bericht bevat een uitschrijflink. Uitschrijven is gratis en gaat onmiddellijk in.
Websitebezoek, meting en advertenties
| Gegevens | Uw IP-adres, browser- en toestelgegevens, de pagina's die u bezoekt, en of u een formulier verstuurt |
|---|---|
| Waarom | Om te meten welke campagnes tot aanvragen leiden en om onze advertenties te evalueren |
| Rechtsgrond | Uw toestemming — art. 6, lid 1, a) AVG |
| Bewaartermijn | Zoals bepaald door Google, tot maximaal 24 maanden voor advertentiecookies |
5. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet voor advertenties van derden. Wij doen wel een beroep op dienstverleners die voor ons werken:
| Ontvanger | Waarvoor |
|---|---|
| Google Ireland Limited | Tagbeheer en advertentiemeting op deze website |
| Microsoft (Azure) | Hosting van ons platform en onze infrastructuur |
| Twilio (SendGrid) | Verzending van e-mail |
| Onze boekhouder | Facturatie en wettelijke boekhouding |
| Overheden | Wanneer de wet ons daartoe verplicht |
6. Doorgifte buiten Europa
Ons platform, de databank en de documentopslag draaien binnen de Europese Unie, in de Microsoft Azure-regio België. Operationele monitoringgegevens worden bewaard in West-Europa (Nederland).
Twee diensten verwerken gegevens in de Verenigde Staten:
- Twilio (SendGrid), voor de verzending van e-mail, op basis van het EU–VS Data Privacy Framework, met de Europese modelcontractbepalingen als terugvalmechanisme;
- Google, voor tagbeheer en advertentiemeting, op basis van het EU–VS Data Privacy Framework.
7. Beveiliging
Wij versleutelen gegevens tijdens verzending en in rust, gebruiken meervoudige authenticatie op alle beheerderstoegang, beperken de toegang tot de medewerkers die ze nodig hebben, houden ontwikkel- en productieomgevingen gescheiden, maken automatische back-ups en beschikken over een gedocumenteerde procedure voor gegevenslekken.
Wij zijn geen enkele beveiliging perfect, en wij beweren dat ook niet. Merkt u iets op dat niet in orde lijkt, laat het ons dan weten op info@flexwise.be.
8. Uw rechten
U heeft het recht om:
- inzage te vragen in de gegevens die wij over u bijhouden, en er een kopie van te krijgen;
- verbetering te vragen van onjuiste of onvolledige gegevens;
- verwijdering te vragen, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht op rust;
- beperking van de verwerking te vragen;
- bezwaar te maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang steunen;
- uw toestemming in te trekken, wanneer wij daarop steunen. Dat heeft geen invloed op wat vóór de intrekking gebeurde;
- overdraagbaarheid te vragen van de gegevens die u ons zelf bezorgde.
Stuur uw vraag naar info@flexwise.be. Wij antwoorden binnen één maand. Wij kunnen u vragen zich eerst te identificeren, zodat wij geen gegevens aan de verkeerde persoon bezorgen.
Niet tevreden?
Dan kunt u klacht indienen bij de toezichthouder. U heeft daarvoor onze toestemming niet nodig, maar wij horen het uiteraard liever eerst zelf.
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen beslissingen over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben of u in aanmerkelijke mate treffen.
9. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De datum bovenaan geeft altijd de geldende versie aan. Klanten brengen wij per e-mail op de hoogte van wezenlijke wijzigingen.
Vragen? info@flexwise.be of 056 50 50 50.