Een VoIP-koppeling op maat voor software die niemand kent

Onze VoIP-telefonie stopt niet bij de koppelingen die er vandaag al zijn. Werkt een sector met een specifiek platform dat u nergens anders tegenkomt, dan bekijken we of een koppeling op maat haalbaar is. Dat is minder exotisch dan het klinkt: heel wat sectoren draaien op software die buiten hun vakgebied vrijwel niemand kent.

Waarom een oproep en een dossier bij elkaar horen

Een telefoon die rinkelt geeft u één stukje informatie: een nummer. Al de rest zit in een ander systeem. Iemand neemt op, vraagt naar een naam of een referentie, typt die over in het vakpakket, wacht tot het juiste scherm geladen is en begint pas dan aan het eigenlijke gesprek.

Dat kost telkens twintig tot dertig seconden. Bij tien oproepen per dag is dat een detail. Bij honderd oproepen per dag is het een halve werkdag per week, verdeeld over uw hele team, en de kans op een verkeerd geopend dossier groeit mee.

Het voorbeeld waar we vandaag aan werken: Tagor

We onderzoeken momenteel de mogelijkheid van een koppeling tussen onze VoIP-telefonie en Tagor, een softwarepakket dat gerechtsdeurwaarders en incassobureaus gebruiken voor de automatisering van hun volledige dossierbeheer.

Dat is een sector met bijzonder specifieke workflows. Een dossier heeft een looptijd, een stand van zaken, een betalingsregeling en een wettelijk kader dat bepaalt wat er wanneer mag gebeuren. Wie belt, belt bijna altijd over één welbepaald dossier. Een koppeling die dat dossier meteen naar voren haalt, scheelt niet alleen tijd. Ze zorgt er ook voor dat wie opneemt met de juiste informatie op het scherm antwoordt in plaats van uit het hoofd.

Waarom we ook de kleine systemen doen

De grote namen koppelen doet iedereen. HubSpot, Salesforce, Microsoft 365: daar bestaan kant-en-klare integraties voor, en die hebben wij ook. Het interessante zit een laag dieper, bij de pakketten die per sector door een paar honderd of een paar duizend bedrijven gebruikt worden.

Precies daar loont een koppeling het meest, om een simpele reden: niemand heeft ze al gebouwd. Bedrijven in die sectoren zijn gewoon geraakt aan telefonie die los staat van hun kernsysteem, omdat het altijd zo geweest is.

• Een vakpakket bevat vaak alle klantinformatie, niet een deel ervan zoals bij een algemeen CRM.
• De gebruikers zitten er de hele dag in en hoeven dus niets nieuws te leren.
• Er is meestal wel een API, een databank of een exportformaat om op aan te sluiten, ook bij oudere software.

Hoe we zo'n koppeling aanpakken

We beginnen niet met bouwen. We beginnen met kijken naar wat er technisch beschikbaar is en wat er praktisch nodig is, en dat zijn twee verschillende vragen.

1. Wat zit er in het pakket? Een API, een webhook, een databank of een importmap. Elk van die vier maakt iets anders mogelijk.
2. Wat moet er gebeuren bij een oproep? Het dossier openen, een gespreksnotitie wegschrijven, een taak aanmaken, of alle drie.
3. Wie belt er eigenlijk? Soms is het nummer de sleutel, soms een klantnummer, soms een dossiernummer dat de beller intoetst.
4. Wat bij twijfel? Als één nummer aan drie dossiers hangt, moet de gebruiker kunnen kiezen in plaats van dat het systeem gokt.

Daarna bouwen we in stappen en tonen we tussentijds resultaat, zodat u onderweg nog kan bijsturen. Werkt de koppeling, dan blijven we als vaste IT-partner bereikbaar voor aanpassingen wanneer het vakpakket zelf verandert.

Werkt uw team met zo'n pakket?

Als uw team de hele dag in één systeem werkt en de telefoon daar volledig los van staat, dan is de kans groot dat een koppeling zich snel terugverdient. Laat gerust weten met welk platform u werkt, dan bekijken we of het technisch haalbaar is. Ook wanneer het antwoord nee is, weet u tenminste waar u aan toe bent.