Hoe Aiolos Climate Solutions zijn onderhoudsplanning uit handen gaf

Onderhoudscontracten zijn goud waard, tot u ze moet inplannen. Ze leveren voorspelbare omzet en houden het contact met de klant warm, maar iemand moet elk jaar opnieuw de lijst afgaan en afspraken vastleggen. Dat werk groeit mee met het klantenbestand.

De situatie bij Aiolos Climate Solutions

Bij Aiolos Climate Solutions, airco-installateur uit Zwevegem, liep dat tot voor kort nog volledig manueel. Onderhoudsafspraken werden één voor één opgevolgd, techniekers moesten manueel toegewezen worden, en de opvolging gebeurde met losse tools naast elkaar.

Dat is een herkenbaar patroon bij installatiebedrijven. Het systeem werkt zolang het klantenbestand overzichtelijk blijft. Daarna wordt het een wekelijkse taak die altijd wijkt voor dringender werk, met als gevolg dat onderhoudsbeurten opschuiven of helemaal vergeten worden.

Wat er nu gebeurt

Met onze onderhoudstool automatiseren we dat volledige proces. Op het juiste moment krijgt de eindklant automatisch een volledig gepersonaliseerde mail, met zijn naam en het type toestel erin, en met een link waarmee hij zelf een afspraak inplant bij de technieker die aan hem is toegewezen.

1. De installatiedatum wordt gekoppeld aan de klant en aan het toestel.
2. Op het ingestelde moment vertrekt de mail automatisch, met de juiste gegevens erin.
3. De klant klikt door en kiest zelf een moment uit de beschikbare momenten van zijn technieker.
4. De afspraak komt in de planning terecht, zonder tussenkomst van het kantoor.

Geen heen-en-weer gebel meer, geen vergeten onderhoudsbeurten, en de klant kiest zelf een moment dat hem past. Dat laatste blijkt in de praktijk het meest te schelen: klanten reageren sneller op een mail waarin ze zelf kunnen boeken dan op een voorstel dat ze moeten bevestigen.

Waarom zelf boeken beter werkt

Bij de klassieke aanpak belt het kantoor de klant, die op dat moment vaak niet kan opnemen of zijn agenda niet bij de hand heeft. Daarna volgt een tweede poging, soms een derde. Elke poging kost tijd aan uw kant en levert niets op tot het toevallig lukt.

Een boekingslink draait dat om. De klant kiest op het moment dat het hem uitkomt, uit momenten die u vooraf hebt vrijgegeven. U verliest geen controle over uw planning, u verliest alleen het telefoonwerk.

Spreiding over het jaar

Er is nog een effect dat pas na een tijd opvalt. Wie onderhoud manueel plant, plant het wanneer er tijd voor is, en dat is bijna nooit in het drukke seizoen. Wie de herinnering koppelt aan de installatiedatum, spreidt het onderhoud vanzelf over het hele jaar.

Voor een airco-installateur betekent dat werk in de kalme maanden in plaats van een piek die samenvalt met de eerste warme week.

Koppelingen op aanvraag

Omdat elk bedrijf met andere systemen werkt, bouwen we koppelingen op aanvraag. Of u nu werkt met een planningstool, een ERP-pakket of een CRM-systeem, we sluiten aan op wat u al gebruikt. Alles wat we bouwen is volledig op maat gemaakt, afgestemd op hoe uw bedrijf werkt en niet omgekeerd.

Herkenbaar?

Werkt u met onderhoudscontracten en gebeurt de opvolging nog met een Excel-bestand en een reeks telefoontjes, laat het ons weten. We denken graag mee, ook wanneer blijkt dat een lichtere oplossing volstaat.