Tijdsregistratie is bij elk bedrijf anders

Bij Aditco Flexwise geloven we niet in one-size-fits-all software. Elk bedrijf werkt anders, dus moet software mee kunnen groeien met wat een bedrijf nodig heeft. Tijdsregistratie is daar een sprekend voorbeeld van, zeker nu ze vanaf 2027 verplicht wordt in België.

Dezelfde verplichting, heel andere vragen

Op papier vraagt de wetgever hetzelfde van iedereen: u moet de begin- en einduren van uw medewerkers betrouwbaar kunnen aantonen. In de praktijk zien we dat bedrijven daar totaal verschillende dingen bij nodig hebben.

• Het ene bedrijf wil gewoon een eenvoudig systeem, puur om in orde te zijn. Prikken, uren bekijken, klaar.
• Een ander wil een koppeling met het sociaal secretariaat, zodat de gepresteerde uren niet twee keer ingegeven moeten worden.
• Weer een ander wil er een bezoekersregister aan koppelen, omdat aan dezelfde ingang ook externen passeren.
• Sommigen willen Dimona-aangiftes voor tijdelijke krachten automatiseren, omdat daar vandaag het meeste tijd en risico in zit.
• Anderen willen alles koppelen aan hun werkfiches, zodat uren meteen aan het juiste project of de juiste werf hangen.

Dat zijn geen wensen die u met één afvinklijstje afdekt. Ze bepalen of het systeem na drie maanden nog gebruikt wordt of stilletjes vervangen is door een blad papier aan de deur.

Waar het in de praktijk fout loopt

Een tijdsregistratiesysteem faalt zelden op de registratie. Het faalt op de aansluiting met de rest van het bedrijf. Enkele patronen die we regelmatig tegenkomen:

De uren komen er wel in, maar geraken er niet uit

Medewerkers prikken netjes, maar op het einde van de maand exporteert iemand alles naar Excel en typt het over voor de loonverwerking. Het systeem heeft dan werk verplaatst in plaats van weggenomen.

Uitzonderingen passen niet in het systeem

Een medewerker die van werf naar werf rijdt, een interim die drie dagen komt, iemand die thuis begint en om tien uur op kantoor aankomt. Als het systeem daar geen weg mee kan, wordt het systeem omzeild.

Niemand voelt zich eigenaar

Als de leidinggevende de uren niet in een bruikbare vorm te zien krijgt, kijkt niemand ernaar tot er een discussie is. Dan is de registratie alleen nog een archief in plaats van een werkinstrument.

Hoe wij dat aanpakken

We beginnen met de vraag wat er na het prikken moet gebeuren, niet met de prikklok zelf. Gaan de uren naar het sociaal secretariaat, naar een projectadministratie of naar een facturatiesysteem? Dat antwoord bepaalt de rest van de opzet.

Daarna bouwen we in stappen, met tussentijdse opleveringen, zodat u het systeem in handen krijgt voor het volledig af is. Zo merkt u onderweg welke uitzonderingen er in uw bedrijf echt bestaan, en dat zijn er vrijwel altijd meer dan u vooraf opsomt.

Enkele maanden ver, en al veel geleerd

We zijn nog maar enkele maanden bezig met Flexwise, maar hebben in die korte tijd al heel wat projecten mogen realiseren samen met onze klanten. Dat we zoveel verschillende invullingen tegenkwamen, is precies waarom we niet met één vast pakket zijn beginnen leuren.

Wie er nu al mee start, heeft het voordeel dat het systeem ingeburgerd is voor de verplichting ingaat. Dat scheelt een hoop uitleg op het moment dat het moet.